今年度小学校のPTA会長をやっていたんですが、うちの小学校のPTAはこれまでの取り組みでIT化が進んでいる。
まずドキュメント周り。PTAの資料は基本的に Google Apps で管理されている。
- 年度ごとにフォルダが切られていて
- 役員・委員会ごとに整理されていて
- ちゃんと「IT担当」という役割があって、整理されている
役員・委員同士は LINE WORKS。
PTA保護者向けの配信は、がくぷり。
コンテンツ配信も、イベント開催時のアンケートも、集金もがくぷり。
このあたりはもうどの小学校も当たり前なのかどうかはわからんですが、よく頑張ってるなーという感じ。
PTAは会議がそこそこある
とはいえ、PTAには会議がそこそこある。
役員会、学校との打ち合わせ、など月に1-2回くらいは必ず何かしら集まっています。
そして毎回発生するのが 議事録。誰かがメモを取って後から清書して共有して、とそろそろここも自動化したいなというので、Notta Memo と Notta で議事録を半自動化してみました。
やっていることは単純で、
- 会議を Notta Memo と iphoneアプリで録音
- 音声を Notta に投げる
- 自動で文字起こし＋要約
- そのまま議事録として使う
という流れ。Notta Memo を使っている理由は、iPhone単体より、広い部屋での録音精度がいいからです。
PTAの打ち合わせって、視聴覚室みたいな広い場所、人数多め、いろんな方向から発言が飛ぶみたいなことが普通にあるので、普通に録音すると結構聞き取りづらいんですよね。Notta Memo を使うと、このあたりがかなり安定している気がします。（ちゃんと比較はしていないですが）
あと、議事録の内容をLLMのプロンプトを使ってテンプレートをこちらでカスタマイズできるので、PTAでこれまで使っていた議事録の形に合わせられる点がいいです。
PTAは毎年人が入れ替わるので、気合いと善意で回す仕組みは長続きしないですし、かならずしもITに強い人が触るわけでもないので、UIも含めてこことここ押せばできる状態にしておけて便利。
無理せず、自然に引き継げる形で、少しずつ楽になっていくのが一番いいな、と思った1年でした。
